Phương pháp trình bày báo cáo khoa học

(Bài viết này được Trung tâm CNTT  - Mạng GDĐT sưu tầm qua bản photocopy)

1. Thế nào là một báo cáo khoa học

Một bản báo cáo khoa học là một bài thuyết trình khoảng 30 – 60 phút, trước một nhóm người có trình độ cao, khả năng tiếp cận vấn đề nhanh. Tuy nhiên họ có thể chưa biết thật rõ ràng, tường tận về vấn đề mà bản báo cáo đề cập đến.

Bài viết này được rút ra từ những kinh nghiệm bản thân của tác giả qua những buổi hội thảo thuộc lĩnh vực Khoa học máy tính (Computer Science). Phương pháp, cách thức trình bày một bản báo cáo khoa học hoàn toàn khác với cách trình bày những báo cáo thương mại mà chúng ta vẫn thấy. Lý do chính của sự khác biệt này là ở mục đích và nội dung báo cáo.

Bài viết này không có tham vọng đưa ra một khuôn mẫu hoặc giải đáp tất cả thắc mắc của mọi người, tuy nhiên chúng tôi hy vọng đưa ra một số tiêu chí chung. Những tiêu chí này có thể không phải hữu ích với tất cả mọi người, vì vậy người đọc hãy lựa chọn lấy những tiêu chí phù hợp và bỏ qua những tiêu chí còn lại.

2. Nên trình bày những gì trong một báo cáo khoa học?

Trong công việc, hãy coi những báo cáo, những buổi nói chuyện khoa học là thước đo để đánh giá quá trình nghiên cứu, tìm tòi của mỗi cá nhân. Trước khi quyết định cần trình bày vấn đề gì, hãy trả lời hai câu hỏi sau:

  • Ai là đối tượng chính của buổi báo cáo?
  • Nếu như ai đó chỉ nhớ được một vấn đề duy nhất trong bản báo cáo, chúng ta muốn đó là vấn đề nào?

Câu trả lời cho hai câu hỏi trên chính là những tiêu chuẩn để chúng ta chuẩn bị nội dung của bản báo cáo, để quyết định đề cập và không đề cập tới vấn đề nào. Một điều ghi nhớ nữa là hãy đưa ra câu trả lời của câu hỏi thứ hai cho người nghe.

2.1. Sử dụng các ví dụ

Công việc nghiên cứu của chúng ta luôn xuất phát từ thực tế. Sau khi giải quyết một loạt các vấn đề có liên quan với nhau, chúng ta đưa ra một phương pháp chung, tổng quát hoá, trừu tượng hoá giải pháp đã tìm được và đưa ra một lý thuyết chung.

Ví dụ, khi tìm hiểu một hàm số để xác định cách mà hàm số đó tính toán dựa trên các đối số đầu vào, trước hết ta đi giải thích hàm số đó bằng lời, sau đó chúng ta tổng quát hoá bằng các lời giải thích trừu tượng.

Một lỗi trầm trọng mà chúng ta thường mắc phải đó là chỉ đưa ra các phương pháp chung, các định nghĩa trừu tượng mà quên mất các ví dụ dẫn dắt tới kết quả đã nghiên cứu. Nhiều bản báo cáo khoa học trở nên quá trừu tượng, diễn giả trình bày hết slide nọ tới slide kia, trong khi đó không đưa ra các ví dụ minh hoạ cho vấn đề đang nói, vì thế hiệu quả thu được không cao.

Ví dụ là một phần quan trọng của các bản báo cáo khoa học để minh hoạ cho chủ đề mà ta đề cập tới. Khi đưa ra một định nghĩa, một cấu trúc toán học hoặc một ký hiệu mới chúng ta cần đưa ra các ví dụ để người nghe có thể hình dung và hiểu được nó. Khi đưa ra một lý thuyết mới, ta cần sử dụng các ví dụ để có thể giúp người nghe hiểu được ý nghĩa của nó trong thực tế.

Các bài viết cần phải đi sâu vào chi tiết một cách cụ thể, giải thích một cách rõ ràng, đầy đủ vấn đề cần trình bày kèm theo các ví dụ minh hoạ. Ngược lại, một buổi báo cáo không phải là công cụ để chúng ta trình bày chi tiết, mà nó chỉ có tác dụng trình bày đại thể và thuyết phục người nghe đọc bài viết của chúng ta. Một buổi báo cáo khoa học lại càng không phải là lúc để diễn giả thể hiện sự uyên thâm hay trình độ của mình.

Sử dụng các ví dụ minh hoạ trong báo cáo là mục đích chính của bài viết này vì rất nhiều báo cáo đã thất bại bởi lý do không được minh hoạ một cách rõ ràng. Trong khi chuẩn bị, hãy luôn đặt câu hỏi: “Vấn đề/ định nghĩa/ lý thuyết/ thuật toán/ công nghệ này đã được minh hoạ rõ ràng bằng các ví dụ chưa?”.

2.2. Không nên nói quá nhiều

Cần lưu ý khi trình bày một báo cáo khoa học là không nên tập trung quá nhiều vào các chi tiết hay một vấn đề nào đó, chỉ nên nói vừa đủ, sao cho toát lên được ý chính của vấn đề cần nói. Không nên làm cho người nghe phải thu nhận quá nhiều thông tin, lúc đó vấn đề sẽ trở nên nhàm chán và không mang lại hiệu quả như mong muốn. Cách tốt nhất để tránh khỏi lỗi trên là không áp dụng một công thức, một cách trình bày cứng nhắc cho bản báo cáo: tập trung sâu hơn vào một số khía cạnh, lướt hoặc bỏ qua một số khía cạnh khác, …

Trong quá trình báo cáo, nếu vì lý do thời gian ta nên tập trung vào một vài phần và bỏ qua các phần khác. Như thế sẽ tốt hơn là đưa ra tất cả ý chính một cách sơ lược mà không đi sâu vào các chi tiết hoặc trình bày vượt quá thời gian cho phép. Nếu thực hiện theo cách thứ hai, người nghe sẽ không thu nhận được những thông tin bổ ích hoặc cảm thấy chán ngấy.

Đối tượng chính trong buổi báo cáo là người nghe và mục đích của chúng ta là làm cho họ nắm được vấn đề đề cập tới. Trong số người nghe tham dự, không phải tất cả đều biết rõ về vấn đề được báo cáo, một số thậm chí còn không nắm được một chút thông tin nào. Vì vậy việc giới thiệu sơ qua toàn bộ báo cáo và những nội dung sẽ trình bày là một việc làm cần thiết, tuy nhiên ta chỉ nên dành một vài phút cho việc này và sau đó đi thẳng vào các vấn đề liên quan.

Một điều cần ghi nhớ là nếu chúng ta làm cho người nghe cảm thấy nhàm chán ngay ở những phút đầu thì việc lấy lại hứng thú cho họ là gần như không thể.

2.3. Trình bày một cách thẳng thắn

Khi trình bày một bản báo cáo khoa học không nên dấu đi những khó khăn gặp phải trong quá trình nghiên cứu. Làm như vậy không trung thực và hơn nữa không hiệu quả. Khi nêu ra những khó khăn, vướng mắc gặp phải, một số người nghe có thể cho ta những gợi ý, giải pháp hợp lý mà ta chưa hề nghĩ tới.

3. Tính trực quan của báo cáo

Tính trực quan của một bản báo cáo là hết sức quan trọng, nó quyết định thành công của chúng ta. Khi trình bày nên sử dụng các công cụ như máy chiếu phim trong (Overhead projector), máy chiếu Multimedia (Multimedia Projector) và đôi khi là phim video. Trong khoảng thời gian báo cáo, sử dụng bảng với phấn hoặc bút viết là không nên bởi như vậy sẽ mất nhiều thời gian và không thuận tiện. Ta nên sử dụng máy chiếu Multimedia (nối trực tiếp với máy tính), nếu không có thì dùng máy chiếu phim trong. Bảng viết chỉ sử dụng để hỗ trợ khi ta cần viết hoặc minh hoạ thêm một vài ví dụ.

Trong trường hợp chúng ta cần sử dụng nhiều thiết bị (máy chiếu phim trong, máy chiếu Multimedia, phim Video), nên hạn chế sự thay đổi giữa các thiết bị này. Lý do là tiết kiệm thời gian và không làm phân tán sự tập trung của người nghe.